Verfahrensdokumentation

Der Umfang einer individuellen Verfahrensdokumentation ist abhängig von:

  • Größe und Struktur des Unternehmens,
  • dem Umfang des Geschäftsfeldes und
  • den eingesetzten Datenverarbeitungssystemen
  • Anschließend wird zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit der Verfahrensdokumentation festgelegt:
  • Wie steuerrelevante Belege und Unterlagen erfasst, digitalisiert, für die Buchführung aufbereitet, aufbewahrt, ausgetauscht, archiviert und vernichtet werden.
  • Welche Datenverarbeitungssysteme (Hard-, Software) mit welchen technischen Eigenschaften, Programmierdokumentationen und Zertifikaten verwendet werden.
    Das betrifft beispielsweise elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme, Fakturierprogramme, Dokumentenmanagement- sowie Archivierungssysteme.
  • Welche Personen zugriffsberechtigt sind und wann diese eingewiesen worden sind (Protokolle).
  • Welche internen Kontrollen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.
  • Die lückenlose Dokumentation der Änderungen an den Systemen oder am Verfahren.

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Erhöhte Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Das Bundesfinanzministeriums nahm in seinem Schreiben vom 14.11.2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) unter anderem auch Stellung zur sogenannten „Verfahrensdokumentation“.

Diese Regelungen betreffen alle Unternehmer, d. h. bilanzierende und solche, die eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen.

Danach ist für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Anwendung der Grundsätze jetzt auch bei unangekündigten „Kassennachschauen“

Die festgelegten Grundsätze sind für die Finanzverwaltung bindend. Infolge verlangen nun auch Betriebsprüfer vermehrt eine Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen. Die Einhaltung dieser Anforderungen wird aber auch bei Umsatzsteuersonderprüfungen oder der ab 01.01.2018 unangekündigt möglichen „Kassennachschau“, verstärkt geprüft.
Aus unserer Praxis wissen wir, dass leider immer noch zu viele Unternehmen diese Anforderungen nur teilweise oder gar unzureichend umsetzen.

Ungenügende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentationen werden sanktioniert

Werden bei den Betriebsprüfungen Mängel in der Buchführung festgestellt, kann dies zum Verwerfen der Buchführung und infolge dessen zu erheblichen Umsatz-Hinzuschätzungen und somit zu einer entsprechend höheren, steuerlichen Belastung des Unternehmers führen.

Wie kann man eine korrekte Verfahrensdokumentation erstellen?

Wir empfehlen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die sich an der „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ orientiert.

Wenn Sie weitere Fragen oder Probleme haben, fragen Sie uns gerne unverbindlich an oder informieren Sie sich über unsere anderen Leistungen.